8 Passos para organizar um evento online de sucesso

Não tenhas dúvidas: os eventos online vieram para ficar. Já aqui falámos acerca de alguns conceitos e dicas acerca da organização de um evento online. Neste artigo expomos um tutorial, passo a passo, para a preparação e execução básica de um evento online. O objetivo é passar-te a noção daquilo que vais precisar para o lançamento de um evento online, bem como cuidados a ter e preparação prévia.

  1. O que é um evento online

  2. Vantagens de organizar um evento online

  3. Tutorial passo a passo para organizar um evento online

  4. Exemplos de Ferramentas

  5. Conclusão






O QUE É UM EVENTO ONLNE

De uma forma simples, um evento é qualquer acontecimento com propósitos específicos e organizado por pessoas especializadas em um determinado tema. No online, aplica-se a mesma definição com a simples diferença na localização do evento. Passa, então, de presencial para virtual e online. Estes eventos decorrem em meios digitais, sendo transmitidos através de websites, redes sociais ou outras plataformas de streaming e eventos. Para quem ainda acredita que este fenómeno só resulta durante um cenário pandémico, deixamos os seguintes dados: Segundo a Video Viewers, no Brasil, 95% dos brasileiros costumam ver vídeos online. E, que em cinco anos, esse crescimento foi de 165%, enquanto que o consumo na televisão cresceu apenas 25%. Isto mostra que, cada vez mais, as pessoas tendem a consumir todo o tipo de conteúdos online.


VANTAGENS DE ORGANIZAR UM EVENTO ONLINE

Como vimos em cima, existem desde logo alguma vantagens claras em realizar eventos online, começando pela tendência de consumo do público. Além disso, decidimos destacar estes 4 fatores:

  • Custo mais reduzido O aluguer de um espaço digital é bem mais barato do que um espaço físico, assim como custos com impressão de banners, catering ou staff de recepção.

  • Maior alcance Descartando-se a necessidade de deslocação até ao local do evento, fica bem mais apetecível e menos dispendioso para o público, a participação no evento.

  • Maior interação digital com a marca Um evento online representa uma excelente oportunidade para a marca conseguir mais seguidores nas redes sociais, mais tráfego e ações no seu website e mais dinâmicas de interação digital com o público. Algumas empresas optam até por realizar eventos e webinars gratuitos, com o intuito de obter mais dados sobre os seus potenciais clientes.

  • Maior flexibilidade É, sem dúvida, mais simples de efetuar uma alteração ao plano, corrigir um erro ou adaptar-se a alguma mudança externa, quando o evento é online. Aqui, o backstage é completamente invisível para o público, conferindo mais margem de manobra para lidar com imprevistos.

TUTORIAL PASSO A PASSO PARA ORGANIZAR UM EVENTO ONLINE


Guarda esta lista onde puderes! No momento de começar a organizar o teu primeiro evento, vai-te ser muito útil. Ficam aqui 8 passos para organizar um evento online de sucesso:

  1. Definir quais os Objetivos e o Público para o evento O primeiro passo para um bom planeamento é saber exatamente o que pretendes com o evento e quem é o teu público-alvo. Assim, será mais simples definir as etapas do evento, o formato (visual e de interação) e o que queremos que os participantes façam ou ganhem com isto.

  2. Planear detalhadamente e com antecedência o plano de ação Definir, aqui, datas, distribuição de tarefas e orçamentos para que tudo esteja bem coordenado.

  3. Escolher Software's, ferramentas ou fornecedores para o evento É fundamental, com a máxima antecedência, saber aquilo que será necessário, o que temos e o que precisamos de adquirir/contratar. Escolher a plataforma onde irá decorrer o evento (website; zoom; plataforma personalizada) e perceber se precisamos de subcontratar algum serviço de acordo com a quantidade e natureza das tarefas.

  4. Fazer checklist Para que todo o processo seja rigoroso e nada falhe, é necessário fazer uma checklist de materiais, ferramentas e tarefas.

  5. Criar uma estratégia de promoção do evento Para que o público saiba que vai acontecer o evento e sinta a necessidade de aderir ou adquirir bilhete, é fundamental uma boa estratégia de comunicações. Seja através das próprias páginas da marca ou publicidade, é impreterível fazer uma divulgação do evento.

  6. Enviar lembrete aquando da aproximação da data Na mesma linha de pensamento do ponto anterior, devemos relembrar o público (quer tenha garantido a sua presença ou não) de que o evento está prestes a acontecer! Ex: "O evento é já amanhã! Compre o seu bilhete ou reveja as formas do check-in para não perder nem um segundo"

  7. Testar tudo com antecedência Este é um dos passos mais IMPORTANTES! É quase certo que vai surgir algum contratempo que não esperávamos, pelo que se não testarmos com antecedência, corremos o risco de não ter tempo para contornar o obstáculo e arruinar a experiência do evento.

  8. Rever a checklist

Esta é a base, passo a passo, para organizares o teu evento online. Em alguns destes passos, irás precisar de utilizar ferramentas específicas de produção e transmissão de eventos online.

EXEMPLOS DE FERRAMENTAS

Aproveitamos, também, para sugerir algumas ferramentas que poderão ser muito úteis na organização do teu evento online. Estas são aquelas que consideramos básicas e fundamentais para praticamente qualquer evento online:

  • Conta profissional do Zoom Permite gerir duas salas de reunião simultaneamente, reuniões sem limite de duração, incluir até 1.000 participantes, canais de tradução e muito mais!

  • Software de Re-Stream - OBS Para criar uma imagem personalizada na tela de transmissão do evento e até incluir diferentes canais de vídeo (várias câmaras) ou som, é necessário utilizar um software de re-streaming. Sugerimos o OBS, o mais utilizado, simples e seguro.

  • Gestão de projetos - Monday.com ou Excel Seja no momento de criar um plano de ação ou durante o acompanhamento do projeto, é essencial ter alguma ferramenta que permita detalhar tarefas, prazos e orçamentos, que seja também fácil de utilizar e partilhar com outros membros da equipa. O mais simples e intuitivo é o Microsoft Excel, sendo que existem gestores de tarefas como o Monday.com que permitem um maior detalhe e muitas opções que se adequam a projetos de maior dimensão.

Caso tenhas alguma dúvida, existem muitos tutoriais disponíveis no youtube e google que poderás consultar.

CONCLUSÃO

Resumidamente, um evento online não é um bicho de sete cabeças! Por isso, um bom planeamento e o cumprimento do mesmo são os fatores mais importantes para o sucesso do mesmo. Existem tutoriais em toda a web que explicam como utilizar as ferramentas do Zoom ou OBS, pelo que nem sempre será necessário contratar alguém para o fazer por ti, dependendo da dimensão do evento, a tua disponibilidade e a natureza das tarefas necessárias. Aqui, na agência REC, já produzimos eventos off-line, online e misto (um evento off-line com transmissão online). Se tiveres alguma dúvida ou precisares de contratar profissionais especializados, fala connosco! E-mail: geral@rec.pt Telemóvel: +351 967 863 367